Institut Professionnel des Comptables
et Fiscalistes Agréés
Loi du 22 avril 1999
 
N° 95 - 31.03.01 - Rapport de l’assemblée générale

Edition n° 95 du 31 mars 2001

Rapport de l'assemblée générale

    Auteur:
    José HAUSTRAETE
    Membre du Conseil National IPCF

A l'occasion de l'assemblée annuelle au sein des sociétés, celles-ci se trouvent éventuellement confrontées aux rapports suivants :

    a. le rapport du reviseur d'entreprises ;
    b. le rapport des administrateurs ou des gérants ;
    c. le rapport de l'assemblée générale.

Nous nous limiterons ici aux rapports qui doivent être rédigés à cette occasion par la direction et par les actionnaires de la société.

On peut télécharger les 4 annexes qui complètent cet article.
- Annexe 1: Rapport du Conseil d'Administration
- Annexe 2: Rapport annuel de l'exercice A-2, A-1
- Annexe 3: Assemblée générale - liste des précenses
- Annexe 4: Rapport de l'Assemblée générale
.

1. Le rapport des administrateurs/gérants

L'article 95 du Code des sociétés (ci-après C. Soc.) - anciennement art. 77des lois coordonnées sur les sociétés commerciales (ci-après L.C.S.C.) - prévoit que, chaque année, les administrateurs doivent établir un rapport dans lequel ils rendent compte de leur gestion. Nous constatons qu'en pratique ces rapports, pour la plupart, ne comprennent pas systématiquement tous les points de l'article 96 C. Soc. - anciennement art. 77 L.C.S.C. - c'est la raison pour laquelle nous donnons un exemple du rapport des administrateurs/gérants en annexe.

Les P.M.E. ont été dispensées de l'obligation d'établir ce rapport par la loi du 13 avril 1995 (article 15 § 1 C. Soc.). Le nouvel article 94 C. Soc. rassemble toutes les formes de société qui sont dispensées de comptes annuels, parmi lesquelles les P.M.E. La loi prévoit pour ces dernières, dans les livres distincts du C. soc., un régime d'obligations d'information par forme de société, obligations qui doivent être remplies par chaque société (p. ex. oppositions d'intérêts - SPRL : art. 259 C. Soc.; SA : art. 523 C. Soc.).

Nous sommes cependant les plus chauds partisans du maintien de ces rapports : les bonnes entreprises sont en effet celles qui prennent les meilleures décisions sur la base d'une information sérieuse. Par conséquent l'adage suivant s'applique certainement : "mieux vaut trop que trop peu".

En pratique, nous proposerions d'encore compléter ce rapport :

  • pendant les trois premières années suivant la constitution : une comparaison des résultats du plan financier avec les chiffres finalement réalisés. En cas d'écart important, il nous semble recommandé d'en donner un commentaire explicatif;
  • en cas de pertes ou de pertes reportées (article 96, 6° C. Soc., anciennement art. 77 L.C.S.C.), il nous semble utile, en outre, de mentionner dans ce rapport un commentaire détaillé des causes de cette situation. Il nous semble également indiqué de formuler une proposition de texte à publier dans l'explication des comptes annuels, conformément à l'article 94 in fine C. Soc.

2. Le rapport de l'assemblée générale

2.1. Comment convoquer valablement l'assemblée générale ?

Depuis le 6 février 2001, doivent également être invités par lettre recommandée, outre les titulaires de parts nominatives dans une SPRL, les titulaires de certificats qui ont été émis avec la collaboration de la société, les titulaires d'obligations, les gérants et les commissaires (art. 268 C. Soc.). Quand l'ensemble des actions, obligations, droits de souscription ou certificats émis avec la collaboration de la société est nominatif, les convocations peuvent être faites uniquement par lettres recommandées (15 jours au moins avant l' assemblée), adressées non seulement aux actionnaires mais également aux porteurs d'obligations ou titulaires d'un droit de souscription en nom, aux titulaires de certificats nominatifs, administrateurs et aux commissaires (art. 533 C. Soc.)

A notre avis, ces formalités de convocation peuvent être omises si tous les intéressés cités sont présents à l'assemblée générale personnellement ou par procuration. Cette assemblée peut alors valablement délibérer pour autant qu'ils soient d'accord à l'unanimité pour qu'elle soit tenue sans convocation et pour autant qu'ils s'accordent sur l'ordre du jour proposé. Il convient de recommander que les statuts mentionnent explicitement cette possibilité.

Pour information, l'organe de gestion peut décider au cours de la séance, sans aucune motivation, de reporter l'assemblée générale d'un maximum de trois semaines, mais seulement pour ce qui concerne l'approbation des comptes annuels (art. 285 C. Soc. SPRL). En cas de report de l' assemblée générale, il faut tenir compte du délai de six mois qui doit être respecté par l'organe d'administration pour soumettre les comptes annuels à l'approbation (art. 92, § 1er, alinéa 2 C. Soc.).

Pour ce qui concerne les annexes que la SPRL, la SCRL/SCRI et la SA doivent joindre à leur lettre de convocation à l'assemblée générale, les articles 268 (SPRL) et 533 (SA) du Code des Sociétés prévoient un nouveau régime.

On peut tout d'abord remarquer à cet égard que les sociétés plus petites qui ne doivent pas rédiger de comptes annuels et qui, autrefois, ne devaient pas faire de rapport spécifique à l'assemblée générale en cas de conflits d'intérêts, sont bien obligées désormais par le Code des sociétés de faire un rapport spécifique. En effet lorsqu'il ne faut pas rédiger de comptes annuels l'article 259, § 1er, alinéa 2 et l'article 523, § 1er, alinéa 2 C. Soc. exigent que ce rapport se fasse "dans un document à déposer en même temps que les comptes annuels". On peut en déduire que ce document doit être également et préalablement à la disposition de l'assemblée générale, tout comme le rapport annuel. La condition imposée autrefois à une SPRL unipersonnelle en matière de contrariété d'intérêts est par conséquent généralisée à toutes les P.M.E. (Le Code des Sociétés anno 2001, séminaire du 17 février 2001, Ben Van Bruystegem, avocat).

2.2. Comment optimiser le rapport de l'assemblée générale ?

Dans les P.M.E., la plupart des assemblées générales ont lieu dans le cours du cinquième ou du sixième mois suivant la clôture de l'exercice comptable, soit le plus souvent en mai ou en juin de l'année A + 1.

Conformément au Code des sociétés certains sujets doivent être traités au cours de cette assemblée (SPRL : art. 284 C. Soc.; SA : art. 554 C. Soc.), plus précisément ceux qui sont mentionnés aux points 3, 4, 6, 7, 8, 9 et 11 de l'exemple sur le site. Il est toutefois utile d'encore reprendre au cours de la même assemblée d'autres points qui sont d'un intérêt informatif pour les actionnaires et qui en outre peuvent influencer positivement la responsabilité du comptable.

En annexe vous trouvez un projet de contenu d'une assemblée générale. En l'espèce nous avons prévu un rapport pour une "grande" entreprise de sorte qu'il peut être adapté par l'abandon de certains points. Nous conseillons cependant de toujours utiliser intégralement ce schéma en guise d'aide - mémoire. En outre nous mentionnons dans ce projet les anciens articles des lois coordonnées sur les sociétés commerciales ainsi que les articles du code des sociétés qui sont d'application depuis le 6 février 2001. Cette remarque peut être faite aussi pour le rapport annuel qui n'est plus nécessaire dans la plupart des P.M.E.

Depuis le 6 février 2001, l'obligation de la SA de tenir une liste des présences des actionnaires à l'assemblée générale a été élargie à l'assemblée générale des actionnaires de la SPRL (art. 273 C. Soc.) et à l'assemblée générale des titulaires d'obligations (SPRL : art. 296 C. Soc.; SA : art. 572 C. Soc.). Nous en donnons également un exemple en annexe. Il faut observer que cette liste des présences est signée par toutes les personnes présentes, soit par les actionnaires et leurs porteurs de procuration, par les gérants, les administrateurs et, le cas échéant, par le commissaire. En revanche le rapport de l'assemblée générale n'est signé que par les actionnaires et leurs mandataires.

Comme la liste des présences fait partie du procès-verbal, elle doit, comme le procès-verbal lui-même, se trouver au siège de la société.

Les exigences supplémentaires suivantes sont spécifiques pour l'an 2001:

  • a. la décision d'augmentation du capital dans les sociétés anonymes à 61.973,38 EUR (2.500.000 BEF) ou avant le 1er juillet 2001. Pour info, ce montant pourrait être ramené à 61.500 EUR.
  • b. la possibilité de convertir le capital en euro avant le 31 décembre 2001 selon la procédure simplifiée. En ce qui concerne le capital minimum, ce montant sera peut-être fixé à 18.550 EUR (748.305 BEF) pour la SPRL et à 61.500 EUR (2.480.903 BEF) pour la SA.
  • c. l'adaptation des statuts au nouveau Code des Sociétés avant le 6 février 2004.

a. Augmentation de capital dans les sociétés anonymes

    Ce n'est qu'en Belgique que les sociétés anonymes ont eu du succès par le passé, même parmi les P.M.E. A notre sens il est important de recommander la forme appropriée pour la P.M.E. concernée, nous pensons surtout à la SPRL, à la SNC et à la SCA et non à la SA.

    Il est peut-être recommandable de songer à la conversion d'une SA en une SPRL plutôt qu'à une augmentation de capital.

b. Conversion du capital en euro

    Un régime transitoire peut s'appliquer jusqu'au 31 décembre 2001 au plus tard (voir Pacioli n° 86, du 15 novembre 2000, 2-3). Nous estimons toutefois que, plutôt que de faire appel à ce régime transitoire, il est préférable de prendre contact avec un notaire qui s'occupera à la fois de :
    • l'adaptation du capital en euro ;
    • l'adaptation des statuts au nouveau Code des sociétés.

    A cet égard il est certes pragmatique d'annuler les statuts existant jusqu'alors et de les remplacer par de brefs statuts adaptés à ce Code des sociétés.

c. Adaptation des statuts avant le 6 février 2004

    Il convient de recommander de ne pas attendre le 6 février 2004 pour adapter tous les statuts. Les notaires, eux-mêmes, seront surchargés à cause de ce type de travail. Il est utile à notre avis de prendre ce problème à bras-le-corps avant le 31 décembre 2001, en même temps que les deux adaptations nécessaires que nous venons d'évoquer.

En pratique nous constatons que les rapports de l'assemblée générale sont rédigés le plus souvent de façon très sommaire…

Un projet de rapport possible d'une assemblée générale est disponible en annexe. A cet égard, précisons les points suivants :

1° Pour les sociétés d'une durée déterminée il est pratique de reprendre chaque année comme aide - mémoire au début des procès-verbaux la date à laquelle la société prend fin. Dans les autres cas, on peut mentionner le nombre d'exercices écoulés.

2° Au premier point, on peut mentionner la problématique de l'opposition d'intérêt reprise aux articles 259 et 523 C. Soc., ainsi qu'il était d'ailleurs obligatoire auparavant.

3° Nous sommes partisans de ce que les actionnaires approuvent d'abord le bilan interne et les comptes de résultats - notamment avec les données détaillées immédiatement issues de la comptabilité - et ne procèdent qu'ensuite à la distribution du résultat.

4° En cas de partage du résultat il est pratique de mentionner la date de mise en paiement du dividende. En raison des formalités à remplir (relevé 273A et paiement du précompte mobilier), il faut recommander de fixer cette date au plus tôt dans la seconde partie du mois qui suit l'assemblée générale.

5° Ce n'est qu'après qu'a eu lieu le partage du résultat que peuvent être, selon nous, approuvés les comptes annuels externes. Il convient par conséquent de :

  • Verser aussi vite que possible la réserve légale de 10 % du capital.
  • Allouer un dividende lorsque les résultats de la société le permettent.

ATTENTION:

1) à partir du 1er juillet 1994, le précompte mobilier de 15 % peut être appliqué au lieu de 25 %;
2) la limite de 15 % est parfois calculée sur une base très illogique;
3) les tantièmes : ils ne s'appliquent plus pour la règle de 80 % mais peuvent résoudre entre autres le problème la règle du million en cas d'exercice réduit (voir Pacioli, nr. 23, 31 janvier 1998, Les dirigeants d'entreprise et la règle du million : double malchance!).

6° Comme une perte reportée est une source de décisions et de rapports supplémentaires (art. 96, 6° C. Soc.), il convient de concevoir la répartition du bénéfice en ce sens et de décider d'un ajout/d'un retrait aux ressources propres dans le respect de cette disposition légale.

7° La (re)nomination des administrateurs, gérants, commissaire : surtout dans les sociétés anonymes, il est pratique de mentionner annuellement dans le rapport la date à laquelle les mandats doivent être renouvelés. On ne peut oublier ici que cette (re)nomination et cette répartition des tâches doivent être publiées dans les Annexes au Moniteur belge. Il s'agit bien là de deux publications distinctes étant donné que la (re)nomination a lieu par l'assemblée générale, tandis que la répartition des tâches est faite au sein du conseil d'administration.

8° Position des comptes courants : afin d'informer annuellement et exactement tous les actionnaires, il est utile de mentionner chaque année la position exacte du compte courant par actionnaire, administrateur ou gérant. Si plusieurs mouvements se produisent - ce qui doit toujours être évité à tout prix - il est utile de remettre également le détail du compte courant aux actionnaires, administrateurs ou gérants et de le faire signer pour accord.

9° Règles d'évaluation et pertes : il nous semble indiqué que les actionnaires soient informés de la motivation pour laquelle l'organe d'administration a décidé de maintenir les règles d'évaluation en going concern (art. 96, 6° C. Soc.). En raison des conséquences éventuelles pour la société, il nous semble également indiqué que les actionnaires approuvent la motivation et le texte de la publication obligatoire dans l'annexe aux comptes annuels (art. 94 in fine C. Soc.).

10° Les trois premières années suivant la constitution : nous préconisons que le rapport des administrateurs/gérants et/ou le rapport de l'assemblée générale fassent mention des causes de l'écart entre le plan financier et la réalité, surtout lorsque les différences sont notables et ont évolué négativement au détriment de la société.

Conclusion

Ce qui précède est étonnamment plus vaste que ce que le législateur a prévu. Toutefois, la règle de principe reste que ce n'est qu'au prix d'une bonne information que l'on peut décider de manière optimale. Les actionnaires ont le droit d'être bien informés. Le comptable couvrira au mieux sa responsabilité par le biais d'une information complète dont l'existence peut être prouvée a posteriori.

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Dernière mise à jour le 17/11/2015 12:45:22